Conditions générales de vente et de prestations de services

Les présentes conditions sont applicables dans leur intégralité pour toute commande, contrat et marché passé entre l’Agence et ses Clients au Grand-Duché de Luxembourg ou à l’étranger, quel que soit le lieu de livraison ou de prestation. Le cas échéant, elles sont complétées par des conditions particulières qui prévalent en cas de contrariété avec les présentes conditions. Par la signature ou l’exécution de tout document référant aux présentes conditions, le Client est censé les avoir acceptées et aucune dérogation ne pourra être admise sans accord exprès et préalable de l’Agence. Toute condition contraire aux présentes conditions générales posée unilatéralement par le Client, dans ses conditions générales d’achat ou dans tout autre document, sera inopposable à l’Agence, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance. L’Agence se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales. Sans préjudice de l’Article 3, les conditions générales modifiées sont réputées acceptées par le Client pour autant qu’elles lui aient été préalablement communiquées par l’Agence, et à défaut de contestation par le Client dans un délai de quinze (15) jours à dater de cette communication.

1. Définitions

• Produits et Services : ces termes incluent, sans limitation, toute réalisation, toute prestation, tout ouvrage, projet, étude, création, œuvre, esquisse, avant-projet ou maquette, toute transformation, modification ou intervention, toute donnée ou métadonnée ainsi que tout logiciel ou application créé ou réalisé par l’Agence pour le Client, ainsi que toute mission confiée à l’Agence par le Client, telle que, par exemple, les activités d’étude, de conseil, d’assistance, de recherche, de formation, d’automatisation, d’optimisation dans le domaine de la communication, du marketing à la performance et de la digitalisation, incluant les aspects stratégiques, techniques, économiques, financiers, de relations publiques et de publicité, etc.
• Original désigne tout document émanant directement du Client, de l’Agence ou de sa source et qui n’est pas une copie, une traduction ni une refonte.
• Prototype : original, exemple ou premier exemplaire d’un modèle, d’un objet ou d’un concept fourni par l’Agence avant production en série ou reproduction, souvent destiné à permettre au Client d’évaluer, de tester ou de confirmer la faisabilité d’une idée, un design ou l’impact auprès d’un public cible.
• Droits d’auteur : en référence à la loi du 18 avril 2001 sur les droits d’auteur et les droits voisins, ce terme désigne l’ensemble des droits dont jouit l’Agence sur les œuvres littéraires, les œuvres artistiques, les dessins, les modèles et les bases de données qu’elle a créées.
• Droit d’utilisation désigne l’autorisation donnée au Client par l’Agence d’utiliser une œuvre originale créée par l’Agence
• Bon à tirer désigne un document imprimé ou numérique qui, une fois approuvé et signé par le Client, confirme que le projet est conforme à ses attentes et engage le processus de production par l’Agence.

2. Offres, commandes et exécution

Les offres émises par l’Agence sont valables pendant trente (30) jours à compter de leur date d’émission. Elles sont sujettes à révision en cas de hausse du coût des matières premières, de variation de taux de change, de modification du projet initial ou de toute autre circonstance indépendante de la volonté de l’Agence.

Toute commande passée auprès de l’Agence est ferme et définitive pour le Client dès réception par l’Agence d’un bon de commande, du contrat ou de tout autre support faisant état d’une commande de Produits et Services ainsi que de l’acompte convenu.

Le Client reconnaît qu’il a pris sa décision commerciale (entendue comme toute décision relative à la commande de Produits et Services de l’Agence) en parfaite connaissance de cause après avoir été dûment informé par l’Agence des avantages et limites des Produits et Services délivrés. L’Agence mettra en œuvre tous les efforts raisonnables pour exécuter la commande dans les délais convenus.

L’indisponibilité d’un produit du fait d’une rupture de stock ou le retard d’une prestation ne pourra entraîner l’annulation de la commande globale et ne donnera droit à aucune indemnité de la part de l’Agence. Les livraisons et prestations seront considérées comme acceptées et valablement exécutées à défaut de contestation par le Client endéans les cinq (5) jours ouvrables des livraisons ou des prestations.

3. Sous-traitance

Le Client reconnait et accepte que certains Produits et Services ne peuvent être mis en œuvre qu’en combinant les services de l’Agence avec ceux de prestataires ou sous-traitants. L’Agence pourra sous-traiter la totalité ou une partie de ses services à un tiers ou plus, et changer de sous-traitant à tout moment pour autant que les prestations soient au moins équivalentes et n’aient pas d’impact pour le Client, notamment au regard des obligations relatives au Règlement Général sur la Protection des Données EU/2016/679.

Dans certains cas et avec l’accord préalable du Client, l’Agence pourra commander auprès de fournisseurs tiers les prestations et solutions complémentaires ou nécessaires à la fourniture des Produits et Services au nom et pour le compte du Client. Le Client s’engage à donner les pleins pouvoirs à l’Agence et en assumer la totalité des coûts. Le Client est informé que les devis de fournisseurs tiers fournis par l’Agence sont fournis à titre indicatif et ne l’engagent aucunement. En cas de difficulté d’approvisionnement, l’Agence essaiera, pour autant que possible, de proposer des alternatives se rapprochant au mieux des besoins exprimés par le Client.

4. Produits et services complémentaires

Toute prestation ou produit qui ne serait pas inclus dans les Produits et Services convenus dans l’offre initiale sera facturé séparément et en sus.

Les coûts pour les frais techniques complémentaires tels que réalisation de modèles, photos, films, reproduction, composition et impression résultant des travaux de conception ou de réalisation seront facturés en sus de la commande sauf s’ils sont spécifiquement inclus dans l’offre initiale.

Tous les frais de déplacement et de repas pour des voyages entrepris dans le cadre du contrat sont à charge du Client et seront facturés en sus de la commande sauf s’ils sont spécifiquement inclus dans l’offre initiale.

5. Commision d’agence

Les coûts complémentaires, de réalisation, de production, d’achat de ressources externes, de sous-traitance, d’achat et/ou de production de supports (tels qu’imprimés, photos, vidéos, objets publicitaires, espaces architecturaux ou stands), les coûts d’édition, d’achat médias comprenant des médias offline et/ou online peuvent faire l’objet d’une commission d’agence. Le Client reconnaît et accepte expressément que l’Agence perçoive une commission sur le prix négocié avec son prestataire ou fournisseur en rémunération de son expertise. Les commissions éventuellement perçues par l’Agence ne viennent pas en déduction des prix convenus dans l’offre initiale.

6. Prix, facturation et paiement

L’Agence se réserve le droit d’ajuster de manière correspondante ses prix de vente en cas d’éventuelles modifications, après la commande ou la date d’établissement du contrat, des prestations convenues, des taux de change, des taxes applicables ou des prix imposés par les fournisseurs.

Les tarifs horaires, les contrats et les frais divers seront indexés automatiquement chaque fois qu’un nouvel index des prix à la consommation est publié.  Les factures sont établies en Euro et sont payables dans les quinze (15) jours. Les prix s’entendent hors TVA et toutes autres taxes non comprises qui seront facturées en sus. L’Agence se réserve le droit d’exiger le paiement des factures par domiciliation, de demander le paiement d’acomptes et/ou de céder ses créances à une société d’affacturage.

En cas de non-paiement à l’échéance, l’Agence pourra exiger le paiement immédiat de toutes les factures non échues. En outre, des intérêts de retard au taux d’une fois et demie le taux d’intérêt légal seront appliqués huit (8) jours après mise en demeure restée infructueuse. A défaut de paiement dans le délai prévu ci-avant, l’Agence peut réclamer au Client, sans préjudice à toute indemnité de procédure même supérieure qui pourrait être accordée par un tribunal sur base de l’article 240 du Nouveau Code de Procédure Civile luxembourgeois, le dédommagement fixé forfaitairement à 15% des montants dus en principal TVAC avec un minimum de EUR 1.500,- à moins que l’Agence ne puisse justifier des frais de recouvrement pour un montant plus élevé, pour tous les frais de recouvrement non compris dans les dépens encourus par suite du retard de paiement. Le retard de paiement pourra donner lieu en outre à la suspension des commandes et à la restitution des marchandises telles que mentionné à l’article 10 (clause de réserve de propriété). Les factures non contestées par écrit dans la huitaine de leur réception sont réputées acceptées, sans que le Client ne puisse invoquer un changement d’adresse en cas de dépassement du délai de contestation. Le Client paiera, en tout cas, le montant incontesté de toute facture contestée.

7. Livraison et transfert de responsabilité

Les délais de livraison, de prestation ou d’intervention indiqués par l’Agence sont toujours des délais indicatifs basés sur un délai moyen prévisionnel. Aucune indemnité ne pourra être accordée au Client en cas de non-respect de ces délais, et aucune commande ne pourra être annulée sans l’accord exprès de l’Agence. En cas de rupture de stock d’un ou plusieurs produits commandés ou de retard d’un fournisseur, l’Agence pourra procéder à une livraison et une facturation partielle des Produits et Services disponibles.

La livraison de matériel s’opère dans l’établissement de l’Agence, soit par la remise au Client ou au transporteur, soit par avis de mise à disposition soit par individualisation du matériel en vue de son transport. Dès livraison, les produits sont placés sous la responsabilité du Client qui supporte alors tous les risques de pertes ou dommages et prend les couvertures nécessaires. En cas de perte ou d’avarie liée au transport, le Client devra exercer son recours contre les transporteurs. Si le Client ne prend pas livraison d’un quelconque produit, l’Agence sera habilitée à facturer immédiatement le prix des produits et tout autre coût occasionné par le défaut de prise de livraison en temps opportun par le Client.

Les frais de transport et de déplacement sont définis dans un barème distinct qui sera communiqué par l’Agence au Client.

8. Limitation de responsabilité – Garantie

Sauf stipulation contraire expresse, les obligations à charge de l’Agence constituent des obligations de moyens. Le Client choisira, en toute indépendance et en fonction des objectifs qu’il souhaite obtenir, les Produits et Services dont il a besoin. Une fois les Produits et Services livrés, le Client assumera la pleine et entière responsabilité des choix réalisés, notamment en matière de contenus textuels et iconographiques des créations fournies par l’Agence.

L’Agence ne sera tenue à aucune indemnisation pour les dommages indirects ou immatériels tels que perte de production, perte d’exploitation, perte de revenu, perte de données, préjudice financier ou commercial ou autres qui seraient la conséquence directe ou indirecte de dommages subis suite à la livraison, l’utilisation incorrecte ou à la défaillance des Produits et Services fournis par l’Agence.

Plus particulièrement, en ce qui concerne :

• Les sites Internet ou les applications web, l’Agence ne pourra être tenue responsable de leur indisponibilité en raison de problèmes d’hébergement, d’interruptions de connexion, ni de dysfonctionnements du système, d’erreurs d’utilisation ou négligence de la part du Client ou de tiers utilisant le service du Client ou de tiers fournissant des produits utilisés en relation avec les Produits et Services.
• Les logiciels, qu’ils soient vendus ou loués, l’Agence n’offre aucune garantie, expresse ou implicite, concernant leur qualité ou adéquation à un usage particulier. L’Agence ne garantit pas que le fonctionnement des logiciels soit ininterrompu ou sans défaut. La seule obligation de l’Agence en ce qui concerne les défauts de logiciel sera limitée, selon son propre choix, au remplacement du logiciel défectueux ou au remboursement du prix d’achat au lieu du remplacement.

L’Agence n’offre aucune garantie en cas d’incompatibilité ou de défaillance survenant après la mise à jour d’un logiciel ou d’un serveur d’hébergement, qu’elle ait été faite à la demande expresse du Client ou dans le cadre d’un contrat de maintenance et qu’elle ait été réalisée par l’Agence, par le Client ou automatiquement. Outre les frais de déplacement et d’expédition, toutes les prestations de services nécessaires à la remise en état du système du Client telles que, par exemple, sans que cette liste ne soit limitative, reconfiguration de matériel, paramétrage, réinstallation de logiciels (y compris les systèmes d’exploitation), réinstallation d’applications et/ou de pilotes, intégration, mises à jour, transferts de données, seront facturées conformément aux tarifs horaires de l’Agence en vigueur au jour de leur exécution.

En tout état de cause, toute indemnisation au profit du Client est limitée au prix HTVA des Produits et Services fournis. Toute action ou demande de quelque nature que ce soit, susceptible d’être dirigée contre l’Agence se prescrit par le délai d’un (1) an.

9. Droits d’auteur – Droit d’utilisation

Toute commande confiée par le Client à l’Agence est soumise aux droits d’auteur. Tous les Produits et Services réalisés par l’Agence sont protégés par les droits d’auteur comme étant sa propriété intellectuelle, indépendamment de la qualité de la réalisation. L’Agence n’accorde au Client que le droit d’utilisation nécessaire pour chaque objectif défini avec le Client. Le droit d’utilisation n’est cédé au Client qu’après paiement complet du prix convenu. Les réalisations ou parties d’ouvrage réalisées par l’Agence ne peuvent être utilisées par le Client que pour le type, la portée, la durée et l’espace d’utilisation définis. S’il souhaite modifier le type, la portée, la durée et l’espace d’utilisation convenus initialement, le Client devra en demander l’autorisation au préalable à l’Agence qui pourra facturer un supplément de prix.

Les originaux, les reproductions des réalisations de l’Agence, ainsi que son statut d’auteur, ne peuvent pas être modifiés ou cédés à un tiers sans l’autorisation de celle-ci. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans l’acquisition du droit d’utilisation. De même, le Client n’a pas le droit de céder ses droits d’utilisation à un tiers sans accord écrit de l’Agence. L’Agence a le droit de se renseigner sur l’étendue de l’utilisation. L’Agence peut exiger d’être mentionnée comme auteur sur les reproductions de son ouvrage sous la forme qu’elle aura définie. Toute infraction autorise l’Agence à exiger un dédommagement.

Les suggestions du Client ou de ses collaborateurs ne sont pas considérés comme une participation aux droits d’auteur de l’Agence et n’ont aucune influence sur le prix.

Indépendamment de leur état d’avancement, tous les avant-projets, études, esquisses et maquettes non livrés au Client et/ou réalisés par l’Agence dans le cadre d’un concours destiné à permettre à un prospect d’appréhender un projet dans sa globalité ou de sélectionner une agence de communication restent la propriété exclusive de l’Agence et ne peuvent en aucun cas être utilisés par le Client, le prospect ou tout autre tiers sans l’accord écrit de l’Agence qui pourra en exiger rémunération.

10. Réserve de propriété

L’Agence conserve la propriété des Produits et Services vendus jusqu’au paiement effectif de l’intégralité du prix.

Les risques liés aux Produits et Services vendus sont transférés au Client lors de la remise du bien au transporteur, indépendamment de la date du transfert de propriété. A défaut de paiement intégral du prix des produits en principal et intérêts, l’Agence pourra, à tout moment, reprendre les Produits et Services chez le Client ou en bloquer l’usage. L’Agence pourra également reprendre la marchandise non payée entre les mains des sous acquéreurs ou en exiger le paiement direct de la part de ceux-ci. Jusqu’à complet paiement du prix, le Client ne pourra pas donner les produits en gage, ni les échanger, ni les transférer en propriété à titre de garantie.

11. Obligations du client

Le Client sera tenu à l’égard de l’Agence d’une obligation de collaboration pour permettre la réalisation et la fourniture effective des Produits et Services suivant les règles de l’art et les exigences réglementaires.

Le Client veillera plus particulièrement à

• Communiquer sous sa responsabilité tous documents, textes, modèles, licences, autorisations et informations que l’Agence aura indiqués comme nécessaires à l’exécution de sa mission
• Mettre l’Agence en relation avec toutes les personnes concernées par l’objet de sa mission et désignera une seule personne de contact pour la coordination
• Respecter la licéité des missions (traitements) qu’il sous-traite à l’Agence et obtenir lui-même le consentement des personnes concernées lorsque le traitement de données personnelles l’exige, tel que, par exemple, lors de prises de vues ou d’envoi de newsletters
• Respecter les droits d’auteurs et n’utiliser que des œuvres dont il a acquis les droits
• Réceptionner les livrables dans les meilleurs délais et à en prononcer la recette par la validation formelle de la création et la signature du bon à tirer
• Veiller à ne pas mandater l’Agence pour des prestations qui se révèleraient contraires à ses intérêts matériels ou moraux, qui constitueraient une atteinte aux bonnes mœurs ou à l’ordre public, ou qui contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires en vigueur

Tout manquement du Client à ces obligations pourra exonérer totalement ou partiellement l’Agence d’un manquement à son obligation de délivrance.

12. Cession

Sans préjudice du droit de l’Agence de sous-traiter la totalité ou une partie de ses services à un tiers, aucune partie ne peut céder, accorder en sous-licence ou transférer de toute autre manière un de ses droits découlant d’une commande, contrat ou marché sans le consentement écrit préalable de l’autre partie, lequel consentement ne sera refusé ou retardé sans motif valable, rien n’interdisant cependant ou ne limitant le droit de l’Agence de céder, accorder en sous-licence, transférer ou aliéner de toute autre manière un quelconque de ses droits ou obligations à ses filiales ou sociétés sœurs.

13. Non sollicitation

Pendant l’exécution d’un contrat et pour une période de six (6) mois suivant sa résiliation, le Client s’interdira de solliciter ou d’engager un membre du personnel de l’Agence ayant des responsabilités liées à l’exécution du contrat sans le consentement écrit préalable de l’Agence.

14. Traitement des données à caractère personnel

La souscription à une vente, un service ou un contrat est subordonnée à la collecte par l’Agence auprès du Client de données à caractère personnel dont le traitement est nécessaire à l’exécution de la relation d’affaires ou d’obligations légales. Ces données pourront être traitées, enregistrées et archivées par l’Agence, voire communiquées à des tiers, dans le cadre de la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par l’Agence ou par le tiers auquel les données sont communiquées, en vue de la gestion du fichier de la clientèle, de la gestion des contrats, du service à la clientèle, de la gestion de la relation commerciale, d’études statistiques, de la gestion du contentieux et du recouvrement des créances, ainsi que du règlement des prestations.

Les données à caractère personnel pourront être utilisées par l’Agence à des fins de marketing direct (actions commerciales, publicités personnalisées, etc.) en vue d’informer le Client à propos de ses activités, produits et services.

Sauf refus exprès du Client, l’Agence pourra faire état de sa collaboration avec le Client et pourra le citer comme référence.

S’il confie des données à caractère personnel à l’Agence dans le cadre d’un contrat de sous-traitance selon les termes du Règlement Général sur la Protection des Données EU/2016/679 (RGPD), le Client veillera à transmettre à l’Agence les éléments obligatoires tels que durée et objectif de traitement, type et sensibilité des données confiées, catégories des personnes concernées, autorisation d’accès, exigences de sécurité, limitations de transfert hors UE, etc.

Le Client bénéficie à tout moment d’un droit d’accès, de rectification et de limitation de traitement de ses données à caractère personnel conformément au RGPD. Le détail de la politique de traitement des données à caractère personnel de l’Agence est disponible sur le site web de l’Agence.

Le Client est conscient que l’Agence et ses sous-traitants peuvent avoir accès, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, à des informations confidentielles et l’accepte. Les parties prendront les mesures appropriées pour respecter la stricte confidentialité des informations auxquelles elles ont accès et ne les dévoileront à aucun tiers sans consentement préalable.

15. Traitement des plaintes

En cas de réclamation, le Client peut contacter l’Agence en envoyant un mail à bonjour@vous.lu  ou par courrier postal. La procédure de traitements des plaintes est plus amplement décrite sur le site web de l’Agence.

16. Nullité

La nullité de toute clause ou partie de clause des présentes conditions n’affectera pas les autres clauses ou parties de clauses et la clause ou la partie de clause concernée sera autant que possible remplacée par une disposition valable d’effet équivalent.

17. Juridiction et droit applicable

Les contrats de vente sont soumis à la loi luxembourgeoise. Tout litige relatif sera, à défaut d’accord amiable, de la compétence exclusive des Tribunaux de Luxembourg.